El control horario y de presencia en España para 2026 sigue centrado en el registro de jornada, con una clara tendencia a la digitalización y auditabilidad. Si eres autónomo o gestionas una pyme, aquí verás cómo cumplir y aprovechar un control de presencia gratis o un control horario gratis para optimizar turnos, teletrabajo y costes sin complicaciones.
Qué es el control horario y por qué importa en 2026
El control horario es el registro diario de inicio, fin y pausas de la jornada. En 2026, además de cumplir, las empresas y profesionales buscan datos trazables, exportables y con historial de auditoría para reducir riesgos y ganar eficiencia. Para autónomos y pymes, adoptar un control presencia empresas sencillo y digital facilita inspecciones, teletrabajo y planificación.
Obligaciones clave en 2026 (resumen práctico)
Qué exige la norma
- Registro diario de la jornada de cada persona trabajadora.
- Conservación durante 4 años y disponibilidad para la plantilla y la autoridad competente cuando proceda.
- Accesibilidad y fiabilidad: los datos deben poder consultarse con rapidez y sin manipulación.
Papel vs digital en 2026
El papel/Excel puede seguir existiendo, pero en 2026 la opción digital es la más extendida por su auditabilidad, alertas y trazabilidad. Para control horario empresas y control presencia autónomos, el fichaje web/móvil aporta registro en tiempo real, geolocalización opcional y reportes instantáneos.
Sanciones y riesgos habituales
- Registros incompletos o no firmados.
- Falta de acceso inmediato a los datos ante una solicitud.
- Conservar menos de 4 años o sin evidencias de integridad.
Comparativa 2019–2026: qué ha cambiado
| Aspecto | 2019 | 2026 |
|---|---|---|
| Obligación de registrar | Implantación generalizada del registro. | Consolidado y normalizado en todo tipo de empresas. |
| Formato | Papel/Excel frecuentes. | Digital predominante por auditabilidad y teletrabajo. |
| Conservación | 4 años, gestión manual. | 4 años con copias, sellado y control de cambios. |
| Acceso a datos | Búsqueda lenta y dispersa. | Consultas y exportaciones instantáneas (PDF/CSV). |
| Teletrabajo | Casos puntuales. | Fichaje remoto móvil/web con geolocalización opcional. |
| Auditoría | Revisión manual. | Historial de cambios, alertas y trazabilidad completa. |
| Coste | Soluciones dispares, mayor barrera de entrada. | Más opciones gratis/freemium y SaaS por usuario. |
Cómo implantarlo paso a paso (autónomos y pymes)
Autónomos (con o sin equipo)
- Define si necesitas control horario autónomos solo para ti o para colaboradores.
- Elige una solución control de presencia gratis con fichaje móvil/web y resumen mensual.
- Habilita códigos QR para fichar en cliente si trabajas en distintas ubicaciones.
- Activa informes automáticos y exportaciones (PDF/CSV) para enviar a gestoría.
Pymes
- Mapea turnos, centros y modalidades (presencial/híbrido/remoto).
- Configura políticas de pausas, horas extra y permisos.
- Da acceso a responsables de equipo y configura alertas por fichajes omitidos.
- Verifica conservación 4 años, copias y control de cambios.
Funcionalidades imprescindibles en 2026
- Fichaje desde móvil y web con ubicación opcional y QR.
- Planificador de turnos, calendarios y vacaciones.
- Informes por persona, centro y proyecto; exportación a PDF/CSV.
- Historial de auditoría, sellado temporal y bloqueo de edición no autorizada.
- Roles y permisos, registros accesibles para la plantilla.
- Integración básica con nómina/gestoría.
Beneficios para empresas y autónomos
- Menos riesgo de incidencias y datos auditables al instante.
- Eficiencia en turnos, teletrabajo y planificación de costes.
- Transparencia con la plantilla y mejor clima laboral.
Soluciones gratis vs de pago: cómo decidir
Un control horario gratis te permite comenzar sin coste, ideal para validar procesos en autónomos y pymes pequeñas. Revisa límites (nº de usuarios, informes avanzados, retención de históricos) y valora pasar a un plan de pago cuando necesites más centros, integraciones o soporte dedicado.
Preguntas frecuentes
¿El control horario digital será obligatorio en 2026?
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
¿Sirve para autónomos?