¿Buscas la mejor app de control de presencia gratis para cumplir con el registro de jornada en España en 2025? Aquí comparamos opciones gratis vs de pago pensando en autónomos, pymes y empresas que necesitan fichaje móvil, informes y cumplimiento RGPD sin complicaciones.
¿Qué es el control de presencia y por qué importa?
El control de presencia registra las horas de trabajo y descansos de cada empleado. Es esencial para cumplir la normativa española, evitar sanciones, calcular horas extra y optimizar RR. HH. Las apps modernas permiten fichar desde smartphone, tablet o navegador, con geolocalización opcional, informes y exportaciones.
Cuándo elegir una app gratis
- Equipos pequeños (autónomos o microempresas) con hasta 5–10 empleados.
- Uso básico: entrada/salida, correcciones sencillas y exportación en PDF/CSV.
- Presupuesto muy ajustado o fase de prueba antes de implantar en toda la empresa.
- Sin necesidad de integraciones complejas ni flujos de aprobación avanzados.
Ventajas típicas de las apps gratuitas
- Coste cero para empezar y validar procesos.
- Onboarding rápido y menor curva de aprendizaje.
Limitaciones habituales
- Límites de usuarios, fichajes o almacenamiento.
- Soporte limitado y menos opciones de auditoría.
- Funcionalidades avanzadas bloqueadas (informes exhaustivos, SSO, API, cuadrantes).
Cuándo conviene una app de pago
- Pymes y empresas con varios centros, turnos y teletrabajo.
- Necesidad de evidencias sólidas: geocercas, fotos/verificación, trazabilidad y firma.
- Integraciones con nómina, ERP o SSO; API para automatizar.
- Soporte con SLA, formación y auditorías de cumplimiento RGPD.
Características clave que no debes perder
1) Cumplimiento y evidencias
- Registro de jornada inalterable, trazabilidad y historial de cambios.
- Políticas de geolocalización y fichaje offline con sincronización.
2) Productividad y adopción
- App móvil intuitiva, kiosko/tablet para centro y web para administración.
- Cuadrantes, vacaciones, ausencias y aprobaciones por responsables.
3) Datos y seguridad
- Cifrado, RGPD, roles y permisos granulares.
- Backups, retención definida y exportación sin fricciones.
Tabla comparativa: gratis vs de pago
Resumen práctico de diferencias más comunes en el mercado español (2025):
| Criterio | Apps gratis | Apps de pago |
|---|---|---|
| Cumplimiento y auditoría | Básico; historial limitado | Completo; auditoría, evidencias y logs detallados |
| Límites de uso | Usuarios/mesas o fichajes limitados | Sin límites prácticos según plan |
| Fichaje | Entrada/salida; a veces sin offline | Offline, geocercas, foto/verificación, kiosko |
| Gestión de turnos | Generalmente no incluido | Cuadrantes, rotaciones y avisos |
| Informes | Plantillas simples | Informes avanzados, BI y exportaciones automáticas |
| Integraciones | No/limitadas | API, SSO, nómina/ERP |
| Soporte | Autogestionado o por email | SLA, formación, gestor de cuenta |
| Seguridad y RGPD | Correcto pero básico | Controles avanzados, DPA, auditorías |
| Coste | 0 €; posibles límites o anuncios | Desde pocos € por usuario/mes |
| Escalabilidad | Para microequipos | De pymes a empresas grandes |
Cómo evaluar el coste real
Calcula el TCO (coste total de propiedad)
- Coste directo: cuota por usuario/mes + extras (biometría, almacenamiento).
- Coste de implantación: carga de datos, formación, configuración.
- Coste de ineficiencia: tiempo perdido en soporte, errores o informes manuales.
Regla rápida: si pierdes más de 2–3 horas al mes por limitaciones de la versión gratuita, la opción de pago casi siempre compensa.
Recomendaciones por tamaño de empresa
- Autónomos y microempresas: empieza con una freemium; valida fichajes y exportaciones.
- Pymes (10–250): prioriza cuadrantes, aprobaciones, informes y soporte con SLA.
- +250 empleados: exige SSO, API, auditorías y gobierno de datos.
Preguntas frecuentes
¿Es legal usar una app gratuita para el registro de jornada en España?
Sí, siempre que permita registrar las horas de forma fiable, conservar los datos y presentarlos ante una inspección. Revisa historial, exportaciones y protección de datos.
¿Qué “costes ocultos” pueden tener las apps gratis?
Límites de usuarios, informes básicos, falta de soporte o almacenamiento reducido. Al crecer, necesitarás módulos de pago o migrar.
¿Cómo migrar de una app gratis a una de pago sin perder datos?
Exporta en CSV/PDF por periodos, valida campos y horarios, e importa al nuevo sistema. Conserva copias y define una fecha de corte.
¿Qué debo exigir en RGPD al proveedor?
Contrato de Encargado (DPA), ubicación de datos en la UE o garantías adecuadas, cifrado, roles y política de retención.
¿Puedo combinar fichaje móvil con kiosko o biometría?
Sí. Muchas soluciones de pago ofrecen kiosko/tablet y verificación (PIN, QR, foto); algunas añaden biometría donde sea necesaria.